第一章 总则

第一条 为进一步规范我校学生资助档案管理工作，提高资助档案管理的标准化、规范化、信息化水平，依据《中华人民共和国档案法》《河南省档案管理条例》《河南省学生资助档案管理暂行办法》以及现行资助政策对档案管理的要求，结合工作实际，制定本办法。

第二条 学生资助档案(以下简称“资助档案”)是指学校各级学生资助管理部门(指学生处学生资助管理中心、财务处及各学院负责学生资助工作的部门)在落实学生资助政策过程中形成的具有保存和利用价值的各种形式、各种载体的历史记录，是落实各项资助政策的重要见证和对资助政策执行情况进行审计审查的重要凭证。各级学生资助管理部门要根据自身工作职责，做到应纳尽纳。

第三条 资助档案管理应做到归类清晰、记录完整、内容真实、保存规范、查阅方便。

第四条 学校各级学生资助管理部门应高度重视资助档案管理工作，不断强化责任意识，建立健全资助档案管理制度，配备管理人员和相应的设施设备，保障所需经费。不断优化资源配置，整合档案资源，实现资助档案的依法依规共享和综合利用。

第二章  档案管理机构和职责

第五条 资助档案工作实行统一领导、分级管理的原则。

第六条 学生处学生资助管理中心负责本校的资助档案管理工作，对各学院的资助档案工作实行监督和指导。

第七条 资助档案管理人员应遵纪守法，忠于职守，熟悉资助业务和档案管理工作。

第三章  资助档案的分类和主要内容

第八条 依据存档内容的不同，资助档案分为基础保障类、日常管理类、项目实施类、财务管理类、电子信息类五个类别。

第九条 各类资助档案的主要内容为：

基础保障类：包括学校办学资质、资助管理机构设置、岗位职责、人员配备、资助政策及规章制度等相关材料。

日常管理类：包括资助工作计划总结、报告报表、宣传教育、收发文件、培训学习、咨询投诉、监督检查、调查研究及其他有保存价值的材料。

项目实施类：包括家庭经济困难学生认定及各类资助项目申请、评审、公示、资金落实等过程中产生的相关材料。

财务管理类：包括财政资金拨款文件、各类资助资金拨付和发放凭证、资助经费预决算、资金使用绩效评价等相关材料。

电子信息类：包括资助工作开展过程中形成的具有保存价值的电子数据(含文字、图表等)、图片、音像等相关资料。

第四章  资助档案的管理

第十条 学校各级学生资助管理部门应建立健全资助档案管理制度，采取有效措施，防止档案损毁、散失和泄密，确保资助档案的完整、准确、安全和有效利用。

第十一条 资助档案的组卷采用“年度—类别—业务项目”的方式进行收集、整理，具体工作遵照《河南省学生资助档案整理规程》(详见附件1)要求执行。电子信息类档案的组卷及管理方式参照纸质档案相关要求执行。

第十二条 资助档案的保管期限定为永久和定期两种。定期一般分为30年、10年。各类资助档案保管期限遵照《河南省学生资助档案归档清单（高等教育类）》(详见附件2)规定执行。

第十三条 学校各级学生资助管理部门应建立具备防盗、防火、防渍、防有害生物等功能的专用资助档案室，档案室面积应满足存放需要，配备适应档案现代化管理需要的软硬件设施设备。

第十四条 学校各级学生资助管理部门应及时将资助工作开展过程中形成的档案资料整理归档，原则上应在每年3月底前完成上一年度的资助档案整理与归档工作。具体工作分春、秋季学期开展的，如秋季学期工作在下一年初进行，所产生的材料也应归入上一年度存档。

资料原件归档后，借阅时可借出复印件。档案借阅应做好借阅记录，明确记录借阅目的、借阅时间、归还时间等信息，由经办人和借阅人共同在借出和归还时查看档案内容以防止缺失。借阅记录永久保存。

第十五条 整理归档的永久保存档案应移交学校档案室集中保管，原则上每十年移交一次。移交双方应办理交接手续，明确档案数量、交接日期，由经办人、负责人签字，并加盖单位公章。移交手续永久保存。

任何部门和个人均不得以任何理由将应归档文件材料据为己有或拒绝按时归档、移交。

第十六条 学校各级学生资助管理部门应积极推进资助档案数字化和信息化建设。

第十七条 学校各级学生资助管理部门应对已到期的资助档案进行鉴定，鉴定工作应由本单位资助档案管理工作负责人和业务人员组成鉴定小组，现场鉴定并提出处理意见。对经鉴定仍需继续保存的档案，应重新划定保管期限并做出标注。可以销毁的资助档案，应编制销毁清册，经本单位业务分管领导批准后方可销毁。销毁资助档案时，应在相关业务部门派出监销人员监督下进行，销毁完毕，监督人员应在销毁清册上签名，并注明销毁方式和时间。销毁清册永久保存。

未经鉴定的资助档案不得销毁。

第十八条 未按上述规定形成、收集、保存、管理、利用资助档案，造成档案混乱、损失的，将依据《中华人民共和国档案法》《河南省档案管理条例》等规定追究相关人员责任。

第五章  附则

第十九条 学校各级学生资助档案保管单位应在确保档案安全的基础上，依照国家有关规定，适时开展档案查询、调研、检查、交流、培训、宣传等工作。

第二十条 本办法自印发之日起施行。

第二十一条 本办法解释权归学生处资助管理中心。

附件

1.河南省学生资助档案整理规程

2.河南省学生资助工作档案归档清单(高等教育类)